Privacyverklaring
Judotornooi Brabant Open

1.  Algemeen
Het judotornooi Brabant Open is een organisatie van Judoclub Tervuren, het Provinciaal Comité Judo Vlaams Brabant.
Judoclub Tervuren hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Judoclub Tervuren houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als Judoclub Tervuren zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Judoclub Tervuren
Zetel: Ropoortbos 12, 3080 Vossem
Emailadres: info@judoclubtervuren.be

Of
Via Brabant Open : info@brabantopen.be

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere deelnemers aan het Brabant Open, personen die belangstelling tonen of toonden voor het Brabant Open, diensten of producten van het Brabant Open, klanten en prospecten van het Brabant Open, leveranciers van het Brabant Open.

2. Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?
Je persoonsgegevens worden door Judoclub Tervuren verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
Organisatie van het Brabant Open (contractuele grond)

o Bijhouden/verwerken van deelnemerslijsten, sportieve resultaten
o Bijhouden/verwerken van betalingen voor deelname
Promotie, PR en communicatie waaronder
o Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
o Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (contractuele grond )
o Het beheren van de tornooiwebsite www.brabantopen.be (gerechtvaardigd belang)
o Het publiceren van tornooiresultaten en winnaars op onze social media en tornooiwebsite.

3. Welke gegevens verwerken we?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen :

• Identificatiegegevens : naam, voornaam
• Privé-contactgegevens : e-mail, adres, telefoonnr, judoclub lidmaatschap
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, gewicht, geboorteplaats, nationaliteit
• Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer, …)
• Sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, …)
• Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

4. Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting)
• het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
• het inschrijven van deelname aan het Brabant Open via de inschrijfmodule van de Vlaamse Judofederatie (http://events.vjf.be)

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden).

We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

5. Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• De Vlaamse Judofederatie (VJF)
• Het Provinciaal Comité Judo Vlaams Brabant

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

6. Minderjarigen
Wij verwerken persoonsgegevens van deelnemers jonger dan 18 jaar op basis van de verstrekte gegevens tijdens het inschrijfproces.

7. Bewaartermijn
Judoclub Tervuren bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Judoclub Tervuren verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 10 Jaar.
of maximaal 5 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking)

8. Beveiliging van de gegevens
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens Judoclub Tervuren van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Enkel de bestuurders en hoofdtrainer hebben toegang tot je gegevens.

9. Je rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.
Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Als lid van de Vlaamse Judofederatie hebben heb je met je vergunningsnummer en persoonlijk paswoord ten allen tijde toegang tot je persoonlijke gegevens via de website van de VJF. Via deze weg kan je ook je gegevens zelfstandig aanpassen.

Je hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren).

10. Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be

11. Wijzigingen aan onze privacyverklaring
Judoclub Tervuren kan van tijd tot tijd deze privacyverklaring steeds aanpassen. De laatste wijziging gebeurde op 16/01/2019.